2022年1月スタート!電子帳簿保存法の改正で何がどう変わる?

皆さん、こんにちは。
若杉公認会計士事務所です。

第3回目は「電子帳簿保存法」です。

電子帳簿保存法法改正

電子帳簿保存法改正(電帳法)が、2022年1月1日に大きく改正されました。大きな改正点は、「電子取引データの紙保存禁止」です。今まで電子領収書や電子請求書などを紙に出力して保存していた事業者は、2023年12月31日までに電子データ保存に移行しなければいけません。今回は、電子帳簿保存法における「要件緩和」「電子データ保存の義務化」「罰則強化」の改正点と、電子帳簿保存法の改正に対応するためのチェック項目を紹介します。

そもそも電子帳簿保存法(電帳法)とは?

電子帳簿保存法、いわゆる電帳法とは、国税関係帳簿・書類について一定の要件を満たせば、電子データ保存やスキャナ保存といった電磁的記録としての保存を認め、さらに取引情報の保存義務なども定めた電子取引制度です。仕訳帳や損益計算書、EDI取引、請求書など、さまざまな帳簿や書類について保存方法が定められています。

電子帳簿保存法上、保存方法は大きく分けて以下の3種類があります。

1.電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存する方法。
会計ソフトなどで作成した帳簿や電子的に作成した国税関係書類などがこれに当てはまります。

2.スキャナ保存
紙でやり取りをした書類を画像データとして保存する方法。
紙の請求書や領収書、契約書などが当てはまります。

3.電子取引
電子的な取引情報をデータで保存する方法。
取引先からの電子メールやEDI取引、クラウド取引などが当てはまります。

従来の制度では、国税関係帳簿・書類の電子データ保存は義務ではなく、「電子データとして保存しても良い」という位置づけです。そのため、上記の3つの電子保存方法に加えて、紙での保存も認められていました。

■電子帳簿保存法の改正ポイント6つ

2022年1月1日から、経済社会のデジタル化に一石を投じるべく、電子帳簿保存法の見直しが行われました。ここで、押さえておきたい6つの改正ポイントを見てみましょう。

1.承認制度の廃止

従来の制度では、電子データとして保存する場合、開始前に税務署長の承認が必要でした。承認を受けるためには、運用開始の3カ月前までに事務手続きの書類やシステムの説明書などを準備し申請する必要があります。
改正後は、事前承認制度が廃止になり、スキャナや会計システムが導入できれば、すぐに電子データでの保存が可能になりました。事前承認を負担に感じていた事業者にとって、この制度の緩和は喜ばしいものではないでしょうか。

2.タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、電子データが存在する日時と、それ以降改ざんがないことを証明する技術です。従来の制度では、請求書や領収書、契約書などの紙の国税関係書類をスキャン保存する場合、書類に受領者が署名し、3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。
 改正後は、タイムスタンプの付与期間が3日間から約2ヶ月以内に延長。さらに、電子データの修正や削除がログに残るシステムを使用すれば、タイムスタンプの付与は不要になりました。 

3.適正事務処理要件の廃止

従来の制度では、スキャナ保存を行うにあたり、社内規定の整備や定期的な検査が必要で、事務処理担当者は2名以上選出する必要がありました。

改正後は、上記のような適正事務処理要件が廃止になり、スキャナ後に原本を破棄でき、1名の事務処理担当者で対応可能です。

4.検索項目の緩和

従来の制度では、必要なデータを的確に検索するために、「取引年月日」「勘定科目」「取引金額」など、帳簿や書類の種類に応じたさまざまな検索機能を確保しなければなりませんでした。
制度の改正により、検索項目は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみに絞られました。また、国税庁や税務署などの要求で、電子データのダウンロードに対応できる場合は、項目を組み合わせて検索する機能は確保不要です。

5.罰則規定の強化

改正後の承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和にともない、税務処理場の不備に対する罰則が強化されることになりました。偽装や隠ぺいなどがあった場合、10%の重加算税が加重されます。スキャナ保存や電子取引の扱いには十分注意しましょう

6.国税関係書類の電子取引データの紙保存禁止

従来の制度では、電子領収書や電子メール取引などの電子取引における国税関係書類は、紙で出力して保存することが認められていました。しかし、制度改正後は電子データで受け取った書類の出力保存が原則できなくなり、電子データでの保存が義務化されました。
「データで受け取った請求書は紙で保存する」などとしている事業者も少なくないため、運用方法の変更が求められています。2023年12月31日までの2年間は、電子取引の電子データ保存への猶予期間になっていますが、早めに対策を取ることをおすすめします。

電子帳簿保存法の改正に対応するためのチェック項目

電子帳簿保存法の改正は、要件の緩和や罰則規定の強化、電子取引データの紙保存禁止など、多くの変更点がありました。最後に、新しい電子帳簿保存法に対応できているかどうかのチェック項目を見てみましょう。

「日付」「金額」「取引先」の3項目で検索できるか?

検索条件は、従来の制度よりも緩和されました。新制度では「日付」「金額」「取引先」の3つだけ検索条件として設定できていれば問題ありません。

国税庁や税務署による質問検査権の行使の際、データをダウンロードできるか?

国税庁や税務署には、必要に応じて調査対象となる国税関係帳簿・書類の提示または提出を求める権限を持っています。データのすみやかな開示・ダウンロードが求められるため、検索条件の設定や的確なデータ保存が必要不可欠です。

訂正や削除の事実および内容の確認が行えるか?

タイムスタンプの要件緩和において、電子データの訂正や削除がログに残るシステムを使用すれば、タイムスタンプの付与は不要になりました。そのため、電子データを保存する際は、訂正や削除の事実・内容が確認できるシステムを導入するのが良いでしょう。
偽装や隠ぺいなどでの罰則規定の強化も新制度で導入されているため、潔白を証明するためにもログが記録されるシステムは有効だといえます。

電子帳簿保存法の改正で経理のデジタル化が加速!

2022年1月1日から施行された電子帳簿保存法の改正により、電子データによる国税関係書類の紙保存が禁止になり、すべて電子データとして保存することが義務化されました。この制度改正により、経理のデジタル化が大きく前進し、さらに加速していくことが予想できるでしょう。承認申請やタイムスタンプの緩和など、事業者にとってうれしい動きもあるので、ぜひ制度をしっかり理解して取り入れていきましょう。